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在整个档案存取的过程中，具有主控功能。主控电脑将存/取档信息发送到每列密集架终端，并每列相关液晶显示屏一清晰显示，并发出提示信 ，档案员可根据提示信 择优进行存取工作；在存/取档过程中密集架终端将相关信息发送给主控电脑。 在档案存放（还库）时，当档案位置变更时，智能系统会自动记录新的档案存放位置，使存取简单有序、方便快捷，工作效率，达到高度智能化。温湿度智能管理模块。智能系统与设备的智能控制，无需人工记录温度湿度，无需人工开、关空调、除湿机。 实现自动控制、记录温湿度；并自动提示密集架内、外温度湿度；小空间的温度湿度达标。每列密集架必须装有一台液晶显示屏，显示与本列密集相关的信息。显示内容：本列密集架存/取档案的档 、类别的显示本列密集架存/取档案的存放位置的显示本列密集架存、取档成功与否的显示（伴有声光提示）密集架内外温湿度的显示电子标示框－可翻屏显示本列档案类。 档案密集柜和档案柜都是用来存放档案的档案装具，既然都是档案装具，难道区别只是在叫法上的差异吗。其实并不是的，这两种档案装具在外观上和内部结构及使用方法上有着很大的不同之处，下面小编带您一起了解一下两者家之间的不同之处。
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道轨：地盘均为0mm冷轧钢板，道轨为20x20实心方钢，隔板、抽屉板材为2mm冷轧钢板，门板，顶板，侧面板，封闭板，防尘板，防鼠板等所有板材均为0mm，手摇把为钢制镀锌密集柜摇把，传动系统为链条传动。 条码采集出入库采用条码的档案盒标签，当档案盒经过阅读器时，系统自动读取条码信息，并显示对应的档案盒信息及盒内的档案信息，并与PC机智能档案管理系统配合，自动调取相应档案信息，方便完成相应的出入库管理操作。 档案密集柜功能特点：加密功能只有在触摸屏输入正确指令，才可以实现对密集柜的正常操作。三位一体控制智能密集柜是集手动、电动、电脑控制操作为一体，三种方式可移动密集柜。三种系统互不干涉。智能自动控制采用高性能微处理器实现智能控制。 具备多道道红外线检测和过载电流检测，实现多重人身保护。采用多种软、硬件措施实现强抗设计。具有缓启动、缓着陆、运动平稳、无碰撞等特点。提示进行移位操作时，智能档案管理系统根据指令要求发出提示。
摆放密集柜的档案室要少开窗户，尤其是阴雨天气里，当然假如档案室里有除湿机那样，尤其是在空气湿润的南方来说，档案室存放了档案密集柜后，拥有档案除湿机是必不可少的。密集柜出厂之前都是经过酸洗磷化然后静电粉末喷塑而成的。 酸洗是为了除锈、磷化是为钝化铁皮表面，这样已经很好的达到了防锈的目的，虽然这样处理已经很好，但是夏季湿度较大，档案密集柜更轻易发生氧化反应，所以档案密集柜要放在干燥透风处。运输过程中尽量避免磕碰，防止表面损坏导致柜体锈化。 放置的地面要保持干燥，防止受潮、碱化。放置时要轻拿轻放，保持水平，并且要与墙面保持一定距离。柜体表面要保持清洁。如果表面不洁净，请先用清洁剂擦拭，再用干布擦拭干净。避免与酸碱液体，防止柜体被腐化。 木质开放式档案密集架具有生产工艺简单，造价低，利用档案比较方便等优点。但是不利于防光、防尘和防潮等。活动式密集架是在档案架的基础上采用轨道把多个架列密集到一起，使档案在单位面积上的存贮量，节省面积可达50%以上，并有防火、防盗、防尘等优点。
